Organisaties hebben vandaag zelden een tekort aan technologie. Integendeel.
De voorbije jaren hebben veel organisaties volop geïnvesteerd in digitale systemen. Kernprocessen worden vandaag ondersteund door cliëntvolgsystemen, projectmanagement- en planningstools, documentbeheersystemen, tijdsregistratie- en rapporteringstools,…
Sterke stappen! Maar na enkele jaren digitaliseren is daardoor in organisaties vaak een lappendeken ontstaan van systemen die zelden echt verbonden zijn met elkaar.
Met als gevolg dat de meerwaarde en het overzicht onderweg vaak wat zoek zijn geraakt.
Een lappendeken of typisch Vlaamse koterij?
Een sterk beeld dat meer zegt dan duizend woorden, want het is heel herkenbaar. Kotje na kotje na kotje... waarbij elk kotje absoluut nodig is, zijn eigen functie heeft en ongetwijfeld een stap vooruit was, maar het uiteindelijke geheel heeft geen samenhang en je loopt je suf, het ene deurtje in en het andere uit.
Misschien zijn de symptomen ook in jouw organisatie herkenbaar:
- Informatie zit verspreid en is soms moeilijk vindbaar,
- Dezelfde gegevens zitten in twee of meer verschillende toepassingen,
- Systemen overlappen elkaar en worden niet altijd (goed) gebruikt,
- Mensen in de organisaties creëren eigen systemen en manieren van werken,
- Data is versnipperd en niet meteen bruikbaar.
De paradox van digitalisering
Dat creëert jammer genoeg een paradox, want efficiënter, eenvoudiger en vlotter werken was vaak de belofte waarmee de systemen in de organisatie kwamen! Terwijl de praktijk een ander beeld geeft:
De digitale omgeving complex is geworden, maar heeft de werking niet altijd efficiënter gemaakt. En de organisatie is het overzicht en de grip onderweg wat kwijtgeraakt.
Niet nog een extra systeem
De uitdaging voor veel organisaties ligt vandaag dan ook niet in nóg meer technologie. Maar in overzicht creëren en keuzes maken.
En dat begint bij een duidelijk beeld creëren van de stand van zaken.
- Welke systemen hebben we? (systemen in kaart brengen)
- Welke worden effectief gebruikt? (gebruik in kaart brengen)
- Waarvoor worden ze gebruikt? (processen in kaart brengen)
- Waar zit overlap? (inefficiëntie in kaart brengen)
Dat beeld helder krijgen creëert een startpunt om het gesprek te openen en echte verandering in beweging te brengen.
Want in veel organisaties is het antwoord niet nog een extra systeem. Maar begint digitale vooruitgang net met het vereenvoudigen van wat er al is.
Gedeeld inzicht
Want een overzicht van je digitale omgeving doet meer dan systemen inventariseren.
- Het maakt de situatie eerst #begrijpelijk: wat hebben we vandaag eigenlijk allemaal?
- Daarna wordt ze #bespreekbaar: wat werkt goed, wat werkt minder goed en waar zit overlap?
- En pas dan wordt ze echt #beslisbaar: welke digitale keuzes willen we als organisatie maken?
Daarvoor ontwikkelde ik een eenvoudig maar praktisch sjabloon en stappenplan waarmee je meteen aan de slag kan gaan.
Download het sjabloon en zet vandaag nog een eerste stap naar meer grip op je digitale omgeving.
Of we doen het samen! Ontdek mijn aanbod rond grip krijgen op je digitale omgeving en de manieren we daarrond kunnen samenwerken.